Bilderna ovan föreställer EPA i Uppsala, H-centrum och Pricks-personal, 1960-tal. Ur Sture Carlssons Bildarkiv

Arkivråd
För att kunna säkra sina företagshandlingar finns nedan några aspekter att ta hänsyn till!

Mål med en god arkivering och dokumenthantering
Att uppnå en hantering som gör att återsökning av information fungerar både på papper och elektroniskt
Att kunna återsöka information under så lång tid som det är nödvändigt
Att företaget bevarar information som kan vara av historiskt intresse
Att företaget lever upp till de krav som lagar och förordningar ställer på förvaring/bevarande av information

Ansvar
Formellt bär företaget i sin egenskap av juridisk person huvudansvaret för att lagens krav uppfylls vad gäller regler
för arkivering och dokumenthantering. Ansvariga är företagets styrelse samt de olika dotterbolagens styrelser.
Förslagsvis kan företaget ta fram en policy för arkivering och dokumenthantering för att bevaka att dessa frågor
hanteras på ett bra sätt.

Säkerhet
Se över företagets dokumentation ur säkerhetssynpunkt. Viktigt att tänka på är när det är nödvändigt med brandsäker
förvaring eller skyddför obehörig åtkomst. För information som skall bevaras är det viktigt att antingen skriva ut på godkänt
papper och förvara brandsäkert eller att säkra ett framtida digitalt långtidsbevarande. Viktigt att tänka på är att gallringsbar
information som kan anses känslig inte hamnar i orätta händer.

Avtalshantering
Avtalshanteringen är en viktig bit - se över att alla avtal förvaras samlade och brandsäkert och att Ni har ett system som
bevakar när avtal går ut eller skall förnyas.

E-post och annan korrespondens
För att kundkontakter ska fungera och för företagets goodwill är det viktigt att ha ordning på skrivna överenskommelser.
E-post används idag ofta för att ersätta korrespondens per brev. E-post ska följaktligen behandlas likadant som övrig korrespondens.
Det är viktigt att alla i medarbetare är medvetna om detta och sparar väsentlig information på ett bra sätt. För att underlätta hanteringen
är det också viktigt att var och en gallrar. En idé är att ta fram en lathund för e-post som passar för Ert företag.